Sukuseuran säännöt

Leinosen sukuseura ry:n uudistetut säännöt 4.2.2022

1 § Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Leinosen sukuseura ry ja sen kotipaikka on Paltamon kunta. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura tai seura.

2 § Tarkoitus ja toimintamuodot

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Leinosen suvun vaiheita ja historiaa, vaalia sukuun liittyviä perinteitä ja perintöä, edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä. Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan:

  • järjestää sukukokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia
  • suorittaa ja tukee suku- ja henkilöhistoriallista tutkimustoimintaa
  • kerää ja arkistoi sukua ja sukuja koskevaa tietoutta sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa seuran sukututkimusrekisterin rekisteriselosteen mukaisesti
  • auttaa suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattaa tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon
  • harjoittaa seuran tarkoituksen toteuttamista edistävää julkaisutoimintaa
  • toteuttaa yhteistyötä sukututkimus-, kotiseutu-, kaupunki- ja kyläyhdistysten sekä muiden tarpeellisten paikallisten, alueellisten ja valtakunnallisten yhteistyötahojen kanssa
  • tekee sopimuksia yhteistyötahojen ja palvelun tarjoajien kanssa tarkoituksensa toteuttamiseksi
  • jakaa opiskelijoille ja sukututkijoille vuosittain apurahoja toimintasuunnitelmassa aina erikseen kuvatulla tavalla
  • tukee taloudellisella avustuksella seuran jäsenten sukututkimusta sekä muita sukuseuroja ja heidän sukututkimustaan
  • tukee taloudellisesti kohtuullisella korvauksella seuran toimihenkilöitä ja toimikuntia heidän työssään seuran hyväksi.

Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta sekä avustuksia, perustaa sukututkimus- ja muita rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia sekä harjoittaa muutakin yhdistyslain 5. pykälän tarkoittamaa toimintaa. Sukuseura voi omistaa kiinteistöjä.

Sukuseura ei harjoita elinkeinotoimintaa eikä sen tarkoituksena ole taloudellisen hyödyn tai voiton tuottaminen jäsenilleen.

3 § Jäsenet

Yhdistyksen jäsenet voivat olla varsinaisia jäseniä, kannatusjäseniä tai kunniajäseniä.

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt tai joka on sukuun kuuluvan puoliso tai leski.

Sukuseuran kannattajajäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea seuran tarkoitusta ja toimintaa.

Sukuseuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksuista ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.

Sukuseuran jäsenistä ylläpidetään jäsenrekisteriä seuran jäsenrekisteriselosteen mukaisesti.

Varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet ja nuorisojäsenet hyväksyy seuran hallitus. Seuran jäsenrekisterin pääkäyttäjä tai hänen sijaisenaan seuran jäsenrekisterin ylläpitäjä esittää hallitukselle hyväksyttäväksi uudet seuran varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet ja nuorisojäsenet.

Kunniapuheenjohtajaksi tai -jäseneksi voidaan hallituksen esityksestä seuran vuosikokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut sukuseuran toimintaa.

4 § Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle, tai ilmoittamalla erosta vuosikokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi todeta jäsenen eronneen sukuseurasta, kun hän on jättänyt kahden (2) tilikauden ajan jäsenmaksunsa maksamatta. Jäsenrekisterin pääkäyttäjä esittelee hallitukselle tilikauden loppuun mennessä jäsenmaksun maksamatta jättäneet jäsenet.

Hallitus voi erottaa jäsenen sukuseurasta, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on seuraan liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään seurassa tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut seuraa tai ei enää täytä laissa taikka sukuseuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Näissä tapauksissa jäsentä on kuultava ja hänelle on annettava kolmekymmentä (30) vuorokautta aikaa antaa vastine hallitukselle eropäätökseen liittyen.

Eronneen tai erotetun jäsenen tiedot poistetaan viipymättä jäsenen ilmoituksen tai hallituksen päätöksen jälkeen seuran jäsenrekisteristä.

5 § Liittymis- ja jäsenmaksut

Sukuseuran varsinaisten ja kannatusjäsenten liittymis- ja jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtajilta, kunniajäseniltä ja nuorisojäseniltä ei peritä jäsenmaksua.

Jäsenetujen saaminen edellyttää jäsenyyttä.

6 § Hallitus

Hallituksen tehtävänä on johtaa sukuseuran toimintaa, hoitaa sen asioita, omaisuutta ja taloutta sekä edustaa seuraa. Hallitukseen kuuluu vuosikokouksessa valitut 5-10 varsinaista jäsentä. Hallituksen jäseniä valittaessa pyritään ottamaan huomioon eri sukuhaarojen edustus. Hallituksen toimikausi on sukukokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, taloudenhoitajan, varataloudenhoitajan sekä muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus voi perustaa tarpeen mukaan työryhmiä kehittämään ja edistämään seuran tarkoituksen toteutumista.

Hallitus toimii vuosikokouksessa hyväksytyn toiminta- ja taloussuunnitelman mukaisesti sekä erikseen laaditun ja hyväksymänsä työjärjestyksen pohjalta.

Hallituksen jäsenten toimikausi on kolme (3) vuotta. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen. Vuosittain erovuorossa on kolmasosa (1/3) hallituksen jäsenistä. Hallitusjäsenen toimikaudet samassa tehtävässä voivat olla pääsääntöisesti kolme (3) kautta. Hallitus voi erityisestä syystä, seuran tilanteen huomioiden, aina erikseen pyytää jäsentä jatkokaudelle.

Sukuseuran hallituksen puheenjohtajaa voidaan kutsua sukuseuran esimieheksi ja varapuheenjohtajaa sukuseuran varaesimieheksi.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai, kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Kokous on kutsuttava kokoon viikkoa ennen kokousajankohtaa. Hallituksen jäsenten on tehtävä esityslistaan esityksensä tai huomautuksensa ennen kokouksen alkua.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kaksi (2) muuta jäsentä, jos hallituksen jäsenmäärä on enintään kuusi (6), tai vähintään neljä (4) muuta jäsentä, jos jäsenmäärä on kuutta suurempi, on saapuvilla. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Hallitus vastaa sukuseuran jäsenluettelon ylläpitämisestä ja valitsee jäsenrekisterijärjestelmän pääkäyttäjän ja ylläpitäjän.

Hallituksen kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Pöytäkirja käsitellään ja sen sisältö vahvistetaan seuraavassa hallituksen kokouksessa.

7 § Sukuseuran nimen kirjoittaminen

Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä sukuseuran sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa.

8 § Tilikausi ja toiminnantarkastus

Sukuseuran tilikausi päättyy vuosittain 31.12.

Tilinpäätösaineisto annetaan tilitoimistolle viimeistään 31.1.

Tilinpäätösaineisto ja hallituksen vuosikertomus tarvittavine asiakirjoineen on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään 1.5. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa sukuseuran hallitukselle viimeistään 1.6.

9 § Sukuseuran kokoukset

Sukuseuran toimielimet ovat vuosikokous ja hallitus. Vuosikokous käyttää sukuseurassa ylintä päätösvaltaa.

Vuosikokoukseen tai hallituksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen niin päättäessä myös postitse tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla ennen kokousta tai kokouksen aikana. Hallitus ohjeistaa kokousmenettelytavan aina erikseen.

Sukuseuran vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämässä paikassa ja aikana huhti-syyskuussa.

Ylimääräinen vuosikokous pidetään, kun seuran vuosikokous niin päättää tai, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai, kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta, erityisesti ilmoitettua asiaa varten, kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Seuran vuosikokouksessa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannatusjäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Vuosikokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet (1/2) annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10 § Sukuseuran kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava sukuseuran kokoukset koolle viimeistään kolmekymmentä (30) vuorokautta ennen kokousta ilmoittamalla siitä jäsenille sukulehdessä, jäsenrekisterin ilmoituskanavalla ja sukuseuran kotisivuilla.

11 § Vuosikokous

Sukuseuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi (2) ääntenlaskijaa.

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. Esitetään tilikausittain tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto.

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

7. Vahvistetaan kuluvan ja hyväksytään tulevan kauden toimintasuunnitelmat, tulo- ja menoarviot sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet.

8. Päätetään hallitukseen valittavien jäsenten lukumäärästä ja valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle.

9. Valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja tai kaksi (2) toiminnantarkastajaa.

10.Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat tai jäsenten kirjallisesti ilmoittamat asiat.

Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen kokousta, jotta asia voidaan käsitellä hallituksessa ja sisällyttää vuosikokouksen esityslistaan.

12 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja sukuseuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä.

Sääntöjen muuttamiseksi kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta ja tuotava julki sääntömuutoksen sisältö. Sukuseuran jäsenten ennen viranomaisen sääntömuutoksen vahvistuspäivä saavuttamat jäsenoikeudet säilyvät.

Sukuseuran purkamiseen liittyen kokouskutsussa on tuotava esiin seuran purkamista koskevan asian esilläolosta ja hallituksen esitystavasta, miten seuran varat käytetään. Sukuseuran purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi, käytetään seuran varat sen tarkoituksen edistämiseen, minkä tavan purkamisesta päättävä kokous määrää.

Sukuseuran purkautuessa seuran arkisto luovutetaan Kansallisarkistolle, Kansallisarkiston Oulun toimipaikalle, tai muutoin tukemaan suku- ja henkilöhistoriallista tutkimustyötä.

13 § Yhdistyslain noudattaminen

Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia määräyksiä.